基于企业标准化的信息系统搭建
分类:
专家工作室
中是论坛
作者:
刘士华
来源:
原创
发布时间:
2020-07-02
访问量:
(标准化、信息化是为多体系整合提供了良好的平台,本文结合咨询案例从不同视角提供标准化与信息化有机结合实践。)
一、企业概述
A公司是央企全资子公司,涉及煤炭、化工生产,产品销往全国各地,部分出口欧洲、美洲、亚洲、非洲等国际市场。
该公司倡导建立“服务型、学习型、智能型”的企业团队,追求“品质领先、服务至上”的经营理念,将通过实施创新驱动发展战略和人才强企战略,不断提升技术研发能力和技术服务能力,为顾客提供优质的产品和服务。
该公司注重管理,已先后通过了质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系、能源管理体系等国际认证。目前从“从严管理”向“精细管理”“精益管理”过渡,努力建设成为科技型、生产服务型和先进绿色的世界一流企业。
二、企业标准化情况
该公司基于集团公司要求和自身管理需要,开展了标准体系建设,考虑到生产企业的特点和员工的习惯,公司整体采用传统的属性结构模式构建标准结构图,如图1所示。公司标准体系框架划分为两个层次,第一层由“公司标准化方针、目标”“适用的法律、法规、规范性文件”和“相关方需求和期望”构成。第二层为企业标准体系,由基础标准、技术标准、管理标准(规章制度)和工作标准四个标准子体系构成。

图1 企业标准体系结构图
其中基础标准是指同时适用化工、煤炭等板块业务,且满足工程建设期和生产运行期的国家标准、行业标准等通用的标准。技术标准体系参照GB/T 15497要求和化工、煤矿、能源、信息、安全、环保、工程等行业标准化管理规划,共分十二类、五十一中类和若干小类。管理标准体系依据集团公司制度分类模式,并参照GB/T 15498要求和公司开展的质量、环境、安全等管理体系要求,共分为四个大类、二十七个中类和若干小类。工作标准体系依据GB/T 15497要求,结合实际进行编制,包括管理人员工作标准、操作人员工作标准两个子体系。
三、信息化融合实践
A公司在标准体系建设之初就深刻认识到:单纯靠人来维护如此庞大的标准数据库一方面工作量极大,另一方面容易出现差错;一旦标准数据可不到及时的维护和更新,整个标准化成果将前功尽弃,标准也将会束之高阁。因此,A公司在标准体系顶层设计阶段就同步开展信息化建设,着力解决以下问题:
如何保证标准的质量?
A公司通过信息化开发了标准的编制修订功能。一是计划管理:用户可以结合标准体系建设规划和管理需要,编制本部门或本单位的年度计划及追加计划,实现在线审核发布。二是标准的制修订管理:根据标准的不同类型和审批权限设置了标准立项、起草、预审、会签、审核、签发等六个环节,并明确审核时限要求。
同时该系统实现了与手机APP和绩效管理绩效的连接,一旦有标准审核任务系统将自动向手机推送任务,如果多次提醒审核人仍不做处理,该项工作将自动纳入绩效考核系统扣分。而且所有的过程审核信息都会保留,相关人员可以随时查阅审核人员发布的意见和建议,既为后一环节审核人决策提供支持,又起到了舆论监督作用。
如何方便标准的查询?
如何让大家在“茫茫”标准中快速、准确地查询到自己想要的标准,通过信息化可以解决这个问题。一是系统支持标准模糊查询和精确查询,用户可以输入标准的名称、代号、编制部门等信息进行检索。二是系统实现了按业务、管理体要素等多维度导航查询,用户也可以按照标准层级、类型和发布部门等进行查询。
三是系统支持关联标准的查询,如在查询A标准时涉及到B标准,直接点击系统会自动链接打开B标准。
四是支持个性化制定:各部门、各单位、各岗位均可以根据自己的习惯建立属于自己的标准数据库,先建立标准的分类、分级,再将现在标准数据“拖拉”进去即可。
如何确保标准的使用?
系统开发了信息统计分析功能,用户不仅可以查看标准的层级、类型、编制部门、审核意见等信息,还可以查看某项标准的查询、下载信息,尤其是方便了编制部门对于长期无人查询、下载的标准的适用性分析。
同时用户均可以对标准发表评价,提出改进意见和建议,便于标准制定部门后续修订参考。
四、未来信息化融合探索
标准化—流程化—信息化是发展的必然趋势,未来A公司目前正在以下方面进行探索:
一、将标准融入日常业务流程
A公司将基于管理标准体系结构图(见图2)深入开展业务流程的梳理和分析,将标准嵌入到流程的具体节点。用户在进入某个流程的具体环节时,可以随时查询相关工作要求,知道使用哪些记录表单、如何填报审批或注意哪些事项;进一步还可以查询到这个流程关联的管理标准、技术标准,真正做到知其然、知其所以然。

图2 企业管理标准体系结构图
二、实现信息系统集成管理
以业务流程为核心,将标准系统、OA系统、ERP系统等进行集成,打通信息孤岛,形成一套体系、一套标准,避免管理“两张皮”,提高管理效能。