有效性审核APP 助力审核升级

如何促进企业管理体系实现真正落地？如何开展体系有效性审核？如何让有效性审核简单易操作？中是公司以问题为导向，从2013年就开始探索实践有效性审核方法和工具，“有效性审核指南”信息化系统（APP）也应运而生。近年来，在审核实践中不断积累和总结，审核指南也随之不断完善。2020年年初，公司打破原有审核思路，重新定义有效性审核要点，对原有审核指南系统进行换版升级，强调结果重要，提炼业务过程或活动结果的验证思路和方法，并结合最近十年的优秀审核案例对业务“线”、系统“面”进行管理追溯。升级后的“有效性审核指南”在2020年上半年中国石油管道公司的审核中，强劲助力现场审核，引导审核员快速切入审核要点，通过“两级”管理追溯，发现并分析管理短板，提出适宜的改进措施，大大提升审核质量和审核效率。

纵观管理体系建设二十余年，企业各类日常巡查、专项检查、季节检查、监督检查、内部审核等，通常使用检查表、量化审核标准、考核细则等工具对管理体系运行情况进行检查考核，基本满足认证审核、符合性审核的要求，但随着管理提升要求，特别是今年疫情原因，对各单位生产经营造成了重大影响，提质增效、节耗增效被列入年度重点管控内容。部分企业想跳出符合性的审核圈子，细化考核方法，但实际效果不想理，管理成本不降反增，低级错误、重复问题依旧不能杜绝，风险防控、隐患排查治理仍不到位。

“有效性审核指南”的检查框架和内容乍看与常规的检查表相似，但却有着本质区别。常规检查表是按部门或按要素编制，内容包括检查项目、检查内容，有些检查表同时也是考核表，包括了评价标准、扣分标准等，内容详细且完整，能够为经验不足的审核员提供指导。缺点是检查项目多，没有突出管理重点和检查重点。不管是按部门还是按要素检查，覆盖面齐全，但检查发现的问题都只停留在“点”上，如果出现业务交叉管理时，又往往缺少穿行测试，检查结果和检查质量会大打折扣，风险管理出现空档，责任没有得到有效落实。

“有效性审核指南”很好地解决了上述问题，分层级、按业务指导企业开展体系有效性管理，为各类检查提供工具，适用于具备符合性审核能力的人员开展有效性审核。指南将通用的、行业的主要风险和关键检查点进行了提示，基层单位可通过指南进行自检自查，学习优秀管理案例，举一反三识别风险、检查风险管控措施的落实情况；直线责任部门针对阶段性的风险、上级主管部门不同时期的要求通过穿行测试的方法，对风险管控和问题整改情况，以及业务实际效果进行检查和验证，通过管理追溯查找业务“线”的薄弱环节，并为主管领导提出“面”的管理关注。

一、业务分类

根据工作需要按要素、按部门实现快速筛选、查找，但效果只能满足符合性的检查要求，有效性的管理就谈不上了。指南通过识别企业的主营业务和主要风险，筛选业务类别，方便在移动终端能够快带查找、识别。同时可将年度重点工作、上级要求、阶段性重点工作、“两重两特”工作等特殊要求、隐患整治等重要内容单独列项，并进行重点检索。

二、梳理业务流程，确定审核要点

企业同一业务往往会涉及多个部门、多个岗位，按业务闭环管理原则，不建议按部门进行分类，因为一项业务往往会涉及多个部门，如物资管理：

业务主管部门对物资管理进行检查时，除上述流程外，还可能会涉及到物资运输、设备安装、承包商选择和评价等内容，至少需要到上述五个部门或场所进行穿行测试，根据检查的结果验证物资管理系统的有效性，对发现的问题查找根源，对物资管理进行全面分析，从而达到物资管理的全过程有效监控。

通过业务梳理，将各管理流程的主要风险和关键检查点进行提示，按PDCA思路，针对流程中容易出现问题业务活动，或基于过程预期结果、目标、容易发生的问题，识别阶段性管理重点、排查风险，提炼检查要点。对相关体系文件的关联性进行审核，查看各环节是否能够得到有效衔接。

案例1：供应商审核要点

1.制度；

☆供应商能力包括安全环保能力。

2.准入管理（资质合规、评价方式、评价人员）；

3.日常管理（履约情况跟踪、问题处理）；

☆问题统计分析与改进。

4.考评管理（评价方法、内容、结果应用）。

☆仓储、运输分包商考评；

☆使用单位参与评价，供应商评价结果客观；

☆供应商业绩统计分析，促进改进。

识别审核要点中所涉及的制度、法规、技术标准等内容，做为审核要点的支持性查询依据。

三、效果验证多样化

效果验证是对审核员有效性审核能力的试金石，从哪个切入点进行检查，方法很重要。比如查承包商项目管理，审核员通常是通过询问的方式了解项目信息，或者由企业提供项目清单进行抽样检查，抽样信息受限制。有效性审核可通过正向取证、逆向追溯的方法进行检查。方法一是先到计划部门获取项目信息，抽选关键项目到业务部门直接检查。方法二是可通过生产运行现场查看，了解新改扩项目信息，根据现场结果进行追溯。方法三是通过事故事件对项目管理进行“双归零”追溯。

四、典型案例应用

审核案例是促进自我改进最方便、最快捷的方式。中是公司对近十年的有效性审核案例进行筛选，结合企业生产运行特点归类，将目前“点”的问题编辑成“线”，为审核员提供参考。

案例2： 查看物资入库单，发现3月份验收入库500个安全帽，追溯采购管理制度没有问题，采购、验收入库、领用等流程也依法合规。正常情况下，该项物资采购的审核基本结束了。但审核员按有效性检查的方法进一步进行了追溯：

——到库房查看，发现该批安全帽生产日期为2018年1月，入库时有效期已经过去15个月，而安全帽有效期为30个月，由此可看出，企业经营成本增加一倍；

——现场询问仓管人员，不清楚安全帽的有效期限，由此看出，日常培训不到位，管理人员能力不足；

——到采购部门追查招标资料、采购合同或技术协议，均没有提出安全帽入库时的有效期限要求，采购人员也不清楚安全帽的有效期限要求。

通过上述两级追溯，企业提倡的节耗增效没有落到实处，采购管理满足了符合性要求，但并不代表企业管理就是有效的。所以，清晰的有效性审核思路，准确地切入审核要点，能对企业体系运行真实情况进行诊断，为企业提出流程优化及可操作的改进建议。

“有效性审核指南”是快速提高有效性审核质量的宝典，有效性审核的方法和工具探索永远在路上。