有效性审核APP 助力审核升级
分类:
专家工作室
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作者:
张静
来源:
原创
发布时间:
2020-06-30
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如何促进企业管理体系实现真正落地?如何开展体系有效性审核?如何让有效性审核简单易操作?中是公司以问题为导向,从2013年就开始探索实践有效性审核方法和工具,“有效性审核指南”信息化系统(APP)也应运而生。近年来,在审核实践中不断积累和总结,审核指南也随之不断完善。2020年年初,公司打破原有审核思路,重新定义有效性审核要点,对原有审核指南系统进行换版升级,强调结果重要,提炼业务过程或活动结果的验证思路和方法,并结合最近十年的优秀审核案例对业务“线”、系统“面”进行管理追溯。升级后的“有效性审核指南”在2020年上半年中国石油管道公司的审核中,强劲助力现场审核,引导审核员快速切入审核要点,通过“两级”管理追溯,发现并分析管理短板,提出适宜的改进措施,大大提升审核质量和审核效率。
纵观管理体系建设二十余年,企业各类日常巡查、专项检查、季节检查、监督检查、内部审核等,通常使用检查表、量化审核标准、考核细则等工具对管理体系运行情况进行检查考核,基本满足认证审核、符合性审核的要求,但随着管理提升要求,特别是今年疫情原因,对各单位生产经营造成了重大影响,提质增效、节耗增效被列入年度重点管控内容。部分企业想跳出符合性的审核圈子,细化考核方法,但实际效果不想理,管理成本不降反增,低级错误、重复问题依旧不能杜绝,风险防控、隐患排查治理仍不到位。
“有效性审核指南”的检查框架和内容乍看与常规的检查表相似,但却有着本质区别。常规检查表是按部门或按要素编制,内容包括检查项目、检查内容,有些检查表同时也是考核表,包括了评价标准、扣分标准等,内容详细且完整,能够为经验不足的审核员提供指导。缺点是检查项目多,没有突出管理重点和检查重点。不管是按部门还是按要素检查,覆盖面齐全,但检查发现的问题都只停留在“点”上,如果出现业务交叉管理时,又往往缺少穿行测试,检查结果和检查质量会大打折扣,风险管理出现空档,责任没有得到有效落实。
“有效性审核指南”很好地解决了上述问题,分层级、按业务指导企业开展体系有效性管理,为各类检查提供工具,适用于具备符合性审核能力的人员开展有效性审核。指南将通用的、行业的主要风险和关键检查点进行了提示,基层单位可通过指南进行自检自查,学习优秀管理案例,举一反三识别风险、检查风险管控措施的落实情况;直线责任部门针对阶段性的风险、上级主管部门不同时期的要求通过穿行测试的方法,对风险管控和问题整改情况,以及业务实际效果进行检查和验证,通过管理追溯查找业务“线”的薄弱环节,并为主管领导提出“面”的管理关注。
一、业务分类
根据工作需要按要素、按部门实现快速筛选、查找,但效果只能满足符合性的检查要求,有效性的管理就谈不上了。指南通过识别企业的主营业务和主要风险,筛选业务类别,方便在移动终端能够快带查找、识别。同时可将年度重点工作、上级要求、阶段性重点工作、“两重两特”工作等特殊要求、隐患整治等重要内容单独列项,并进行重点检索。
二、梳理业务流程,确定审核要点
企业同一业务往往会涉及多个部门、多个岗位,按业务闭环管理原则,不建议按部门进行分类,因为一项业务往往会涉及多个部门,如物资管理:

业务主管部门对物资管理进行检查时,除上述流程外,还可能会涉及到物资运输、设备安装、承包商选择和评价等内容,至少需要到上述五个部门或场所进行穿行测试,根据检查的结果验证物资管理系统的有效性,对发现的问题查找根源,对物资管理进行全面分析,从而达到物资管理的全过程有效监控。
通过业务梳理,将各管理流程的主要风险和关键检查点进行提示,按PDCA思路,针对流程中容易出现问题业务活动,或基于过程预期结果、目标、容易发生的问题,识别阶段性管理重点、排查风险,提炼检查要点。对相关体系文件的关联性进行审核,查看各环节是否能够得到有效衔接。
案例1:供应商审核要点
1.制度;
☆供应商能力包括安全环保能力。
2.准入管理(资质合规、评价方式、评价人员);
3.日常管理(履约情况跟踪、问题处理);
☆问题统计分析与改进。
4.考评管理(评价方法、内容、结果应用)。
☆仓储、运输分包商考评;
☆使用单位参与评价,供应商评价结果客观;
☆供应商业绩统计分析,促进改进。
识别审核要点中所涉及的制度、法规、技术标准等内容,做为审核要点的支持性查询依据。
三、效果验证多样化
效果验证是对审核员有效性审核能力的试金石,从哪个切入点进行检查,方法很重要。比如查承包商项目管理,审核员通常是通过询问的方式了解项目信息,或者由企业提供项目清单进行抽样检查,抽样信息受限制。有效性审核可通过正向取证、逆向追溯的方法进行检查。方法一是先到计划部门获取项目信息,抽选关键项目到业务部门直接检查。方法二是可通过生产运行现场查看,了解新改扩项目信息,根据现场结果进行追溯。方法三是通过事故事件对项目管理进行“双归零”追溯。
四、典型案例应用
审核案例是促进自我改进最方便、最快捷的方式。中是公司对近十年的有效性审核案例进行筛选,结合企业生产运行特点归类,将目前“点”的问题编辑成“线”,为审核员提供参考。
案例2: 查看物资入库单,发现3月份验收入库500个安全帽,追溯采购管理制度没有问题,采购、验收入库、领用等流程也依法合规。正常情况下,该项物资采购的审核基本结束了。但审核员按有效性检查的方法进一步进行了追溯:
——到库房查看,发现该批安全帽生产日期为2018年1月,入库时有效期已经过去15个月,而安全帽有效期为30个月,由此可看出,企业经营成本增加一倍;
——现场询问仓管人员,不清楚安全帽的有效期限,由此看出,日常培训不到位,管理人员能力不足;
——到采购部门追查招标资料、采购合同或技术协议,均没有提出安全帽入库时的有效期限要求,采购人员也不清楚安全帽的有效期限要求。
通过上述两级追溯,企业提倡的节耗增效没有落到实处,采购管理满足了符合性要求,但并不代表企业管理就是有效的。所以,清晰的有效性审核思路,准确地切入审核要点,能对企业体系运行真实情况进行诊断,为企业提出流程优化及可操作的改进建议。
“有效性审核指南”是快速提高有效性审核质量的宝典,有效性审核的方法和工具探索永远在路上。
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