审核跟踪追溯 实现审核增值
分类:
老王壶说
中是论坛
作者:
王泽
来源:
发布时间:
2020-06-30
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我们经常谈到,体系审核不是日常安全、质量、设备或工艺等专项检查,不能只停留在发现一些“点”的问题层面上。事实上目前绝大多数审核发现,不论是以不符合报告,还是以问题清单的形式提出,大都是“点”的问题。专项检查主要针对“点”的问题进行整改,而管理体系审核一定要在“点”的问题上进一步识别“线”和“面”上存在的问题,也就是管理上存在的问题,以便从根本上消除或最低限度降低问题重复发生。
管理体系审核,在发现“点”的问题后,一是要顺向跟踪,评价问题所导致的风险大小,从而决定需进一步采取的措施。二是要逆向追溯,以便识别问题产生的原因,从管理“线”上提出解决问题的有效措施,也就是“管理归零”(如图所示)。这就像一位大夫在接待一名患者后,一要判定病症对病人健康或生命的影响程度(风险评价),二要找出病因,以便对症下药(管理归零)。

一、审核跟踪与风险评价
1.质量风险评价
在质量管理体系审核中,对产品质量、服务质量存在较大影响的业务过程,如在产品设计、工艺、采购、生产、检验、设备、储运以及交付等活动过程中存在的问题,一定要进行审核跟踪,评价其对产品质量、服务质量的影响程度,确保质量风险受控。
案例1:
问题:在化验室发现编号为***的试剂过期。
审核跟踪:该试剂是否被使用过?
风险评价:如果该试剂没有被使用过,则不存在产品质量风险。如果被使用过,则要进一步追查使用该试剂检验过的产品质量是否受到影响?是否已发货?是否已投用等,从而决定进一步应采取的措施。
2.HSE风险评价
在HSE管理体系审核中,对于可能导致风险和影响失控的人的不安全行为、物的不安全状态等问题,一定要进行审核跟踪,评价其HSE风险和影响,确保风险受控。
案例2:
问题:发现新员工张某某三级安全教育培训记录的时间、内容不满足国家安监总局第3号令《生产经营单位安全培训规定》的要求。
审核跟踪:新员工张某某是否理解和掌握了新员工三级安全教育的内容要求?
风险评价:如果张某某对新员工三级安全教育的内容要求不能熟练掌握,则其上岗操作HSE风险较大,应建议立即停岗。如果张某某理解和掌握了新员工三级安全教育的内容要求,则其上岗操作HSE风险受控,企业仅需要在今后关注培训记录的完整性即可。
二、审核追溯与管理归零
针对审核发现的问题进行原因分析,以便采取必要的纠正和纠正措施,这是体系审核的老生常谈。但在我们几年来有效性审核的实践中发现,一是让企业责任部门进行问题分析,往往不到位,从而导致整改措施不到位,问题无法彻底整改。二是审核员如果不做审核追溯,也无法识别管理上存在的“线”或“面”的问题,使得体系审核无异于日常检查,没有实现体系审核的增值。
对于管理追溯,不同人员不同理解,有人提出“管理要追三步”的说法,但实际追溯下来,问题原因往往最终归结为“员工不重视”,并不一定是问题真正的原因,或者说问题如果都追溯到“员工不重视”,也并不能够真正有效地解决问题。
中是公司推行“PDCA-OPPT”审核追溯思路和方法,在有效性审核实践中取得了良好的效果。“PDCA-OPPT”审核追溯思路如表所示。

同样针对上述案例,在顺向跟踪和风险评价后,逆向追溯和管理归零思路如下:
案例1:
问题:在化验室发现编号为***的试剂过期。
PDCA分析:该问题属于监督检查类(C)问题。
OPPT分析:
O——试剂管理职责是否明确?
P1——试剂管理流程和要求是否明确?
P2——试剂管理人员是否清楚试剂管理流程和要求?
T——试剂管理工具(如储存柜、表单等)是否具备?
案例2:
问题:发现新员工张某某三级安全教育培训记录的时间、内容不满足国家安监总局第3号令《生产经营单位安全培训规定》的要求。
PDCA分析:该问题属于执行类(D)问题。
OPPT分析:
O——新员工三级安全教育职责是否明确?
P1——新员工三级安全教育管理流程和要求是否明确?
P2——管理人员是否清楚新员工三级安全教育流程和要求?
T——新员工三级安全教育工具(如课程、表单等)是否具备?
在进行“PDCA-OPPT”审核追溯和分析后,针对问题产生的原因策划和落实整改措施。
上述审核跟踪与审核追溯只是管理体系审核工具、方法之一,并不是固化的要求,不同企业根据自身风险特性策划不同的方法。审核员应理解管理体系审核与日常检查的不同要求,建立有效性审核思想,从机械地应用工具逐步转变为主动的、自然的审核思路和方法,这才是关键所在。
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