审核跟踪追溯 实现审核增值

我们经常谈到，体系审核不是日常安全、质量、设备或工艺等专项检查，不能只停留在发现一些“点”的问题层面上。事实上目前绝大多数审核发现，不论是以不符合报告，还是以问题清单的形式提出，大都是“点”的问题。专项检查主要针对“点”的问题进行整改，而管理体系审核一定要在“点”的问题上进一步识别“线”和“面”上存在的问题，也就是管理上存在的问题，以便从根本上消除或最低限度降低问题重复发生。

管理体系审核，在发现“点”的问题后，一是要顺向跟踪，评价问题所导致的风险大小，从而决定需进一步采取的措施。二是要逆向追溯，以便识别问题产生的原因，从管理“线”上提出解决问题的有效措施，也就是“管理归零”（如图所示）。这就像一位大夫在接待一名患者后，一要判定病症对病人健康或生命的影响程度（风险评价），二要找出病因，以便对症下药（管理归零）。

一、审核跟踪与风险评价

1.质量风险评价

在质量管理体系审核中，对产品质量、服务质量存在较大影响的业务过程，如在产品设计、工艺、采购、生产、检验、设备、储运以及交付等活动过程中存在的问题，一定要进行审核跟踪，评价其对产品质量、服务质量的影响程度，确保质量风险受控。

案例1：

问题：在化验室发现编号为***的试剂过期。

审核跟踪：该试剂是否被使用过？

风险评价：如果该试剂没有被使用过，则不存在产品质量风险。如果被使用过，则要进一步追查使用该试剂检验过的产品质量是否受到影响？是否已发货？是否已投用等，从而决定进一步应采取的措施。

2.HSE风险评价

在HSE管理体系审核中，对于可能导致风险和影响失控的人的不安全行为、物的不安全状态等问题，一定要进行审核跟踪，评价其HSE风险和影响，确保风险受控。

案例2：

问题：发现新员工张某某三级安全教育培训记录的时间、内容不满足国家安监总局第3号令《生产经营单位安全培训规定》的要求。

审核跟踪：新员工张某某是否理解和掌握了新员工三级安全教育的内容要求？

风险评价：如果张某某对新员工三级安全教育的内容要求不能熟练掌握，则其上岗操作HSE风险较大，应建议立即停岗。如果张某某理解和掌握了新员工三级安全教育的内容要求，则其上岗操作HSE风险受控，企业仅需要在今后关注培训记录的完整性即可。

二、审核追溯与管理归零

针对审核发现的问题进行原因分析，以便采取必要的纠正和纠正措施，这是体系审核的老生常谈。但在我们几年来有效性审核的实践中发现，一是让企业责任部门进行问题分析，往往不到位，从而导致整改措施不到位，问题无法彻底整改。二是审核员如果不做审核追溯，也无法识别管理上存在的“线”或“面”的问题，使得体系审核无异于日常检查，没有实现体系审核的增值。

对于管理追溯，不同人员不同理解，有人提出“管理要追三步”的说法，但实际追溯下来，问题原因往往最终归结为“员工不重视”，并不一定是问题真正的原因，或者说问题如果都追溯到“员工不重视”，也并不能够真正有效地解决问题。

中是公司推行“PDCA-OPPT”审核追溯思路和方法，在有效性审核实践中取得了良好的效果。“PDCA-OPPT”审核追溯思路如表所示。

同样针对上述案例，在顺向跟踪和风险评价后，逆向追溯和管理归零思路如下：    

案例1：

问题：在化验室发现编号为***的试剂过期。

PDCA分析：该问题属于监督检查类（C）问题。

OPPT分析：

O——试剂管理职责是否明确？

P1——试剂管理流程和要求是否明确？

P2——试剂管理人员是否清楚试剂管理流程和要求？

T——试剂管理工具（如储存柜、表单等）是否具备？

案例2：

问题：发现新员工张某某三级安全教育培训记录的时间、内容不满足国家安监总局第3号令《生产经营单位安全培训规定》的要求。

PDCA分析：该问题属于执行类（D）问题。

OPPT分析：

O——新员工三级安全教育职责是否明确？

P1——新员工三级安全教育管理流程和要求是否明确？

P2——管理人员是否清楚新员工三级安全教育流程和要求？

T——新员工三级安全教育工具（如课程、表单等）是否具备？

在进行“PDCA-OPPT”审核追溯和分析后，针对问题产生的原因策划和落实整改措施。

上述审核跟踪与审核追溯只是管理体系审核工具、方法之一，并不是固化的要求，不同企业根据自身风险特性策划不同的方法。审核员应理解管理体系审核与日常检查的不同要求，建立有效性审核思想，从机械地应用工具逐步转变为主动的、自然的审核思路和方法，这才是关键所在。