文件体系有效性策划

按照PDCA管理模式，体系有效性建设的首要任务应该是策划。而文件作为体系的载体，文件体系的策划又是体系策划的首要任务。多数审核员、咨询老师恰恰疏忽了文件体系有效性策划，或者是一直固守着传统的体系结构模式，即手册、程序文件、制度、作业文件和记录等。

ISO9001:2015《质量管理体系 要求》引言中提出：实施本标准并非需求：

——统一不同质量管理体系的架构；

——形成与本标准条款结构相一致的文件；

——在组织内使用本标准的特定术语。

这就给我们按照企业实际量身打造体系顶层设计，策划简约、有效的文件体系结构提供了理论依据。

一、文件体系与制度体系

新版标准提出“体系要求融入组织的业务”，这是让体系回归到企业实际业务管理，解决长期以来体系建设“两张皮”的重要手段。中是公司主要服务于中国石油、中国石化、国家能源、中国烟草等国有大中型企业。国企各项业务管理的主要手段是规章制度，所以制度建设是贯彻落实新版标准的重点工作。

长期以来，国企一直致力于制度建设，业已形成制度管理业务的成熟模式。如果不把制度体系纳入文件体系，势必会导致体系成为空中楼阁，不接地气，也就难以实现体系的有效性。

二、规章制度与程序文件

过去，包括现在，还有一些审核员、咨询师对于等同翻译的管理体系标准机械理解其字面意思。看到“程序文件”，便要企业编制一系列程序文件。其实，倘若认真学一下ISO9000《质量管理体系 基础和术语》，程序就是规定活动的途径。理解了程序的定义，我们就会得知，企业制度也是规定了各项业务活动的流程和要求，就是一种程序文件。规章制度和程序文件，其实是一个文件的两种表述。因此，企业完全没有必要重复编制程序文件，应该让程序文件回归到它本来的位置。一是如果程序文件仅是给出了某项业务相关制度的查询途径，这实际是实现了手册的功能，这类程序文件应该合并到手册中去；二是如果程序文件描述的是具体业务管理内容，那其实就是制度，应该把它转换为制度。由此，消除文件体系结构中“程序文件”这一层级，手册直接引用制度，使得文件体系得以“瘦身”，并消除了制度与程序文件“两张皮”现象。

三、文件体系与企业标准体系

管理体系建设是企业管理标准化建设内容之一。体系文件是企业标准的组成部分，因此，文件体系应纳入企业标准体系管理范围。

管理体系建设的主要目标是实现技术达标，如质量管理体系建设的目的之一是产品满足产品标准，服务满足服务规范，进而延伸至设备管理要符合设备标准，工艺管理要实现工艺标准等。因此技术标准也是体系文件的组成部分。文件体系包括管理标准、技术标准，同样还包括工作标准。

因此，文件体系是企业标准体系的组成部分，而与管理体系相关的管理标准、技术标准和工作标准，又是文件体系的组成部分。在开展管理体系审核、咨询工作时，首先应考虑文件体系的有效性策划。