文件有效性审核指导书
分类:
老王壶说
作者:
王泽
来源:
原创
发布时间:
2020-10-21
访问量:
文件有效性审核包括文件体系顶层设计(文件体系结构)适宜性和文件质量。而文件质量又包括文件符合性(合规性)、有效性(不仅仅是可操作性)。

二、文件体系顶层结构设计审核
(一)文件体系顶层结构
文件审核不能一叶障目,不见森林。不能只审核文件本身的质量,而忽视了文件体系顶层结构设计。如果文件体系没有与企业实际文件结构有机对接,可能会从根本上导致体系建设“两张皮”。
1.制度体系与文件体系
基于新版标准规定“体系要求融入组织的业务过程”,而我国的企业,尤其是国企,制度是业务管理的主要手段。因此,制度也是体系文件,制度体系是文件体系的重要组成部分。
2.企业标准体系与文件体系
根据GB/T 15496-2017《企业标准体系 要求》“各类管理体系文件是企业标准体系的一部分。对于各管理体系的通用要求,可采用整合、兼容和拓展的方式,将相应的标准修订后纳入标准体系;对于各管理体系的特定要求,可直接将原管理体系的文件纳入企业标准体系。”
企业标准体系包括产品实现标准体系、基础保障标准体系、岗位标准体系。这些标准有效支持管理体系“落地”。
典型的管理体系文件结构如下图所示。

经验分享:新版标准并未要求企业编制《手册》,但基于企业习惯,《手册》是建立体系的标志,同时也给出查询文件的途径,所以一般情况下,我们建议企业编制《手册》。
程序是指进行某项活动或过程所规定的途径(ISO9000)。我国企业习惯于用制度来规定业务管理的流程和要求。所以程序文件和规章制度是一个文件的两种表现形式。国际上统称为程序文件,我国习惯称之为规章制度。
(二)审核关注重点
文件体系顶层结构设计审核重点关注:
1. 是否与企业标准体系相结合,包括管理标准、技术标准、工作标准?
2. 是否与制度体系相结合?
三、文件质量审核
以下以制度审核为例,明确制度有效性审核的要点和方法。
(一)制度策划审核
制度策划应满足合规性和有效性要求。合规性是指制度满足国家、行业相关法律法规及上级要求;有效性是指制度符合企业实际情况,职责明确、流程清晰,操作性强。有效性更高的要求是流程优化。
制度的常见的结构、内容、问题及审核思路见附件。
(二)制度实施效果审核
1. 制度实施审核思路
(1)首先要对制度进行拆解:按职责划分,分别编制主管部门、协助部门、执行部门、基层单位检查表,并做好具体抽样计划。
经验分享:一定要按统一的抽样计划分别在主管部门、协助部门、执行部门、基层单位进行查证,这样才能发现部门与部门之间、部门与基层单位之间是否存“流程壁垒”,接口环节是否顺畅。“流程壁垒”、接口往往是企业管理的薄弱环节。
(2)对主管部门、协助部门、执行部门、基层单位分别取证后,再按制度流程将这些分散的证据进行“剪辑”,对照制度规定评价企业制度执行力。
2. 制度效果审核思路
制度的有效性最终应该落实在是否实现预期的结果。因此审核不能止步于“制度实施”,要在对“制度实施”审核后评价制度实施效果,也就是制度的有效性,即评价这个制度的贯彻落实是否能够确保实现相应业务管理目标,即“目的”,或是否能够确保该项业务QHSE风险受控。
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