文件有效性审核指导书

文件有效性审核包括文件体系顶层设计（文件体系结构）适宜性和文件质量。而文件质量又包括文件符合性（合规性）、有效性（不仅仅是可操作性）。

 

 

二、文件体系顶层结构设计审核

（一）文件体系顶层结构

文件审核不能一叶障目，不见森林。不能只审核文件本身的质量，而忽视了文件体系顶层结构设计。如果文件体系没有与企业实际文件结构有机对接，可能会从根本上导致体系建设“两张皮”。

1.制度体系与文件体系

基于新版标准规定“体系要求融入组织的业务过程”，而我国的企业，尤其是国企，制度是业务管理的主要手段。因此，制度也是体系文件，制度体系是文件体系的重要组成部分。

2.企业标准体系与文件体系

根据GB/T 15496-2017《企业标准体系 要求》“各类管理体系文件是企业标准体系的一部分。对于各管理体系的通用要求，可采用整合、兼容和拓展的方式，将相应的标准修订后纳入标准体系；对于各管理体系的特定要求，可直接将原管理体系的文件纳入企业标准体系。”

企业标准体系包括产品实现标准体系、基础保障标准体系、岗位标准体系。这些标准有效支持管理体系“落地”。

典型的管理体系文件结构如下图所示。

经验分享:新版标准并未要求企业编制《手册》，但基于企业习惯，《手册》是建立体系的标志，同时也给出查询文件的途径，所以一般情况下，我们建议企业编制《手册》。

程序是指进行某项活动或过程所规定的途径（ISO9000）。我国企业习惯于用制度来规定业务管理的流程和要求。所以程序文件和规章制度是一个文件的两种表现形式。国际上统称为程序文件，我国习惯称之为规章制度。

（二）审核关注重点

文件体系顶层结构设计审核重点关注:

1. 是否与企业标准体系相结合，包括管理标准、技术标准、工作标准？

2. 是否与制度体系相结合？

三、文件质量审核

以下以制度审核为例，明确制度有效性审核的要点和方法。

（一）制度策划审核

制度策划应满足合规性和有效性要求。合规性是指制度满足国家、行业相关法律法规及上级要求；有效性是指制度符合企业实际情况，职责明确、流程清晰，操作性强。有效性更高的要求是流程优化。

制度的常见的结构、内容、问题及审核思路见附件。

（二）制度实施效果审核

1. 制度实施审核思路

（1）首先要对制度进行拆解：按职责划分，分别编制主管部门、协助部门、执行部门、基层单位检查表，并做好具体抽样计划。

经验分享：一定要按统一的抽样计划分别在主管部门、协助部门、执行部门、基层单位进行查证，这样才能发现部门与部门之间、部门与基层单位之间是否存“流程壁垒”，接口环节是否顺畅。“流程壁垒”、接口往往是企业管理的薄弱环节。

（2）对主管部门、协助部门、执行部门、基层单位分别取证后，再按制度流程将这些分散的证据进行“剪辑”，对照制度规定评价企业制度执行力。

2. 制度效果审核思路

制度的有效性最终应该落实在是否实现预期的结果。因此审核不能止步于“制度实施”，要在对“制度实施”审核后评价制度实施效果，也就是制度的有效性，即评价这个制度的贯彻落实是否能够确保实现相应业务管理目标，即“目的”，或是否能够确保该项业务QHSE风险受控。