审核遇到假记录

审核遇到假记录是件常事，并不足为奇，关键是我们该如何面对？

有的审核员很在意自己的脸面，认为提供假记录，这是在欺骗审核员，是对审核员的侮辱，要么现场恼怒，要么在末次会上点名道姓，口诛笔伐，更有甚者会告到领导那儿。其实，这种方式最不可取！

审核遇到假记录，我们不妨先冷静分析一下员工做假记录的原因。毕竟谁也不会无缘无故放着真的不做而非得故意作假。

员工不得不作假记录的原因，无非一是知道该做记录，但平日里工作忙，忘了记；二是不知道该做记录，迎审前自查发现，临时抱佛脚弥补一下。

对于知道该做而不做的，不妨进一步再分析一下，这个记录到底有没有必要做？这对体系“有效性”来讲很重要！

记录record：阐明所取得的结果或所提供完成活动的证据的文件（GB/T19000-2016，3.8.10）。

判断记录有无必要，需从三个方面考虑：

一、是否需要用这个记录来证明活动或结果？不是所有的过程或结果都需要记录，比如司机行车不需要记录。有人说GPS不就是行车记录吗？GPS是监视行车速度和路线，不是全部的行车活动。包括车载行车记仪的也没有记录全部的行车活动。当然，行车是否需要全过程记录，还要基于风险考虑，比如高铁、飞机那就需要。

二、是否可以通过其他证据来证明活动或结果？如果有其他证据能够证明这个活动或结果，那么这个记录则不需要。比如厨师炒菜有没有偷工减料？饭菜质量如何？不需要炒菜过程记录（没有必要在厨师炒菜时再安排一人监督并记录），也不需要炒菜结果记录，可以通过顾客认可来证明。顾客对这道菜没有抱怨，经常点这道菜，就证明炒菜过程和结果都没问题。

三、是否有追溯要求。“记录可用于正式的追溯活动”，这是记录的一个特点。那么是否有必要保留这个记录，我们要分析这个记录的活动或过程有没有必要去追溯？或者是否可以通过其他方法去追溯？还是那个厨师炒菜的例子，如果没有炒菜记录，那么如果顾客吃坏了肚子如何追溯？有食品留样记录可追溯食品，有值班记录可追溯人员，有采购记录可追溯食材，所以还是没有必要设计厨师炒菜记录。

这里，员工不爱做记录还有一个原因，就是记录设计问题。记录设计是个技术活，要考虑既能起到证据的作用，还要方便记。比如有的记录设计成十几条或几十条让员工确认打“√”，这样的记录很容易让人感觉到无聊，久而久之要么不记，要么等到审核前突击记。我认为凡是事后可以突击补的记录，十有八九都是没有必要的记录，或是设计不适宜的记录。

目前，体系存在的主要问题是由于记录繁杂而影响了工作效率和效果，体系的改进方向主要是减负提效。精简记录表单是减负提效的主要手段。

因此，审核遇到假记录未必是坏事，或许由此展开，是你有效性审核的开始。