正视现实,推动体系有效性建设
分类:
中是论坛
老王壶说
作者:
王泽
来源:
原创
发布时间:
2021-05-08
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伴随着中国石化开展质量管理体系有效性研究业已十年,十年磨一剑,2021年5月7日,中国石化《质量管理体系有效性评价》“大企标”通过评审,即将正式发布。但我当下的心情却远没有想象的那么激动万千,那么感慨万分。
大企标”的发布,无疑是体系有效性研究的重大阶段性成果。但是环顾四下,无论是企业,还是第三方认证审核,还有我们自身,体系有效性绩效何在?体系有效性审核绩效何在?一旦面对现实,我总是“感到万分沮丧,甚至开始怀疑人生”。我是不是有些好高骛远?急于求成?
那么就让我们面对现实,沉下心来,先一步一步解决几个关键问题吧。
一、制度纳入体系文件,促进体系融入业务
企业建立质量管理体系的主要目的是具有“稳定”提供合格产品和服务的能力,HSE管理体系的主要目的是“风险受控”。为达此目的,基于过程方法,企业要具有“稳定”的业务过程(风险)管控能力。基于PDCA,“稳定”的业务过程(风险)管控又需要“稳定”的策划输出。
制度是业务过程(风险)管控策划的主要输出。中是公司的客户大都是国有大中型企业,国企都已建立了较为完善的制度体系,真正实现“以制度管业务”, 因此,制度是体系文件的重要组成。体系建设的首要任务不是直接编制体系文件,而是体系顶层设计和体系文件结构设计。现在,一些企业换版后的体系文件结构依然停留在二十年前的水平,仍然是手册、程序文件、管理制度等“老生常谈”。我们要指导企业结合制度体系进行体系文件结构设计,将制度与体系文件有机对接,将“程序文件”回归到制度,这是消除“两张皮”“双轨制”的首要手段,也是落实“管业务必须管HSE”的必经之路。
二、转变“工作留痕”意识,探索“结果验证”方法
早在2018年,人民日报就提出“凡事要求‘工作留痕’也是形式主义”,但目前,企业过度“工作留痕”现象不但没见消减,反倒愈演愈烈。过度“工作留痕”加大了基层负担重,降低了工作效率,分散了抓业务、控风险的精力。企业“执行力不够”,风险管控不够,由于过度“工作留痕”而导致工作精力分散是主要原因之一。这里有企业的责任,“基层的形式主义源于上级的官僚主义”,也有上级过度要求的责任,更有咨询和审核机构的责任。在国企信息化、大数据的背景下,“表单化”管理业已成为落后的管理方法,但多数审核人员仍然停留在“没有记录就没有发生”这个水平上。请问你们离开了文件记录还会审核吗?某审核员在审核基层站队时,开具的问题 “未提供某承包商HSE合同,也未提供承包商资质证书复印件”。试问作为基层单位,是不是要把直线部门该保存的记录都要拷贝一份?这样的问题会给基层单位造成什么样的误导?可想而知,在这样的误导下,未来几年后基层单位会保留多少无效的记录?
“有效性”审核,其中一个重点,也是难点,就是要探索总结有效性审核的方法和技巧,总结“结果验证”的“规定动作”,这需要一个过程。一些审核员、尤其是富有经验的企业检查人员,都有各自的“绝活”。我们要组织汇总、总结和共享,使之成为“组织的知识”。目前这种重文件记录,轻结果的审核方法,既不满足“有效性”审核的要求,也不符合新版标准的要求。
三、问题跟踪追溯,提高整改效果
我一直在宣讲“体系审核发现的问题不能提留在‘点’上”“在问题数质量的基础上分析“线”和“面”的问题”“要实现真正意义的体系审核,而不是质量检查、安全检查”。令人遗憾的是改变不明显。某审核组在某企业开了两个涉及产品质量采标问题,“查某采购合同,产品质量标准为***,该标准已作废”“查产品销售合同,某产品质量标准为***,该标准已作废”。采购、销售都出现了产品采标问题,作为一个职业审核员,应该有足够的敏感性——这家企业在标准管理方面一定存在薄弱环节!这是你审核增值的机会,但该审核员既没有跟踪采标问题对产品质量是否造成影响,也没追溯企业标准管理方面存在的问题。由于多数审核发现的问题只停留在“点”上,所以企业整改也就只是“纠正”而已,今后此类问题一定还会重复发生。此外,一些审核员只以“问题没有重复发生”作为验证“纠正措施有效”的依据,也同样无法保证“低老坏”问题的有效整改。
四、以业务评价风险管控,以要素评价体系
基于GB/T19011“审核”的定义和审核效率、效果考量,中是公司提出“有效性”审核技术路线为:

1.按部门取证
针对部门所辖业务,先查“一岗双责”建立和履职,再按过程方法和PDCA和风险思维,进行人员访谈(领导谈意识、直线谈管控、基层谈落实)、查阅资料,查证业务制度建立健全。最后通过基层现场检查、测试和结果验证等方式,确认各业务风险管控结果。
2.按业务(线)评价
围绕企业主营业务,对审核发现的问题按PDCA-OPPT追溯管理原因和技术原因,并统计分析和评价各项业务过程管理的薄弱环节,促进落实直线责任,提高业务风险管控能力。
3.按要素(面)评价
要素是各业务管理的共性集成,因此要在按业务(线)评价的基础上,按体系要素进行统计分析,评价体系有效程度,指出存在的薄弱要素,并提请企业领导站在体系的高度予以改进。
回顾体系有效性探索实践,还是应该看到成就,看到道路正确、前路光明。随着国企对体系愈加重视,体系有效性建设必将会达到新的高度,也势必会对咨询、审核机构提出更高的要求。中是秉承“登高望远”文化理念,要继续完善有效性审核理论,探索总结有效性审核方法和工具,持续保持与国企体系建设稳定的合作关系。
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