远程审核也要“有效性”

“远程审核”，新版GB/T19011-2021/ISO19011:2018《管理体系审核指南》已经提及。遭逢疫情，“远程审核”对于诸多认证机构正当其时，犹如过江之鲫，方兴未艾。中是一向倡导“有效性”审核，“有效性”审核难点在“效果验证”。而“效果验证”非现场审核不可为。“远程审核”不过一概念，中是从未践行。

然而到了今年，一边是上级要求“立即开展安全生产检查/体系审核”，一边又是各地方疫情防控政策“层层加码”。在“两头堵”的逼促下，中是不得不琢磨“远程审核”。

不管是“远程审核”，还是“现场审核”，有效性审核是中是的“饭碗”，必须端住端牢，这也算得上是“不忘初心”。

一、“远程审核”原则

（一）不能以远程审核替代现场审核

“效果验证”是体系有效性审核的重要表现，而“效果验证”主要靠现场审核。所以不能以远程审核替代现场审核，否则会“一夜回到解放前”，让我们多年耗费心血打造和推进的有效性审核又倒退到符合性审核。另一方面，远程审核虽然侧重于资料符合性审核，但以目标引领，我们要策划远程审核的有效性。

（二）远程审核质量关键在于资料收集

收集资料是远程审核的第一步，也是直接影响远程审核质量的关键，要从如下维度考虑有效性：

1. 以问题性质为导向

基于对客户的深度理解，对于没有问题，或者可能只存在轻微问题的审核项，从“性价比”角度看，不宜做远程审核，也不用收集相关资料。

2. 以不过多增加受审核方负担为导向

要估算受审核方收集、整理及发送远程审核资料的工作量，包括纸质版资料的扫描或拍照、部分场景摄像或视频等。不能因为远程审核而“折腾”受审核方过多的时间去收集资料。一般一个审核项在1个小时内能够完成资料收集为宜，内容较多的审核项最多也别超过半天时间。时间过长就会给受审核方带来明显的负担，从而引发抱怨。

远程审核收集资料参考维度矩阵如下：

 

 

 

 

现在，反形式主义雷声大，雨点小，反形式主义成为新的形式主义。“为基层减负”是在体系建设和运行工作中最有效的反形式主义。让受审核方用最少的时间收集提供审核增值的资料，这就是“远程审核”的反形式主义。

二、几个细节关注

（一）抽样要精准

审核员要明确提出远程审核的抽样时间范围和具体资料名称，不要让受审核方去猜去问。如“抽查2022年一季度内审资料，包括内审计划、内审报告、问题清单等”，而不是“抽查设备运维相关证据”。

（二）按业务梳理资料

审核员要按业务梳理哪些可以远程审核，哪些必须现场审核的项目。对于适宜远程审核的项目，进一步开展如下工作：

1.基于风险评价，对于基本没问题的，或存在轻微问题的审核项，不要求受审核方提供资料。

2.对于远程审核资料收集用时较多，同时还需要现场审核验证的项目，不宜做远程审核，可结合现场审核一并完成。

由此确定《远程审核资料清单》。

（三）远程审核中的“效果验证”

远程审核不仅仅是“符合性”审核，受审核方部分工作也可以进行“效果验证”。如通过视频可以在线检查第三方施工现场布控情况，也可以在线开展领导干部履职能力访谈、测试员工应知应会等。但要注意提前策划视频审核内容，统筹安排，尽量和受审核方实际工作保持一致。

（四）结合远程审核开展穿行检查

远程审核同样要按业务审核，并开展要素穿行检查，尽可能使远程审核增值。如在抽查年度大修理项目时，要穿行检查承包商管理、作业许可、变更管理及工程项目质量等。

（五）资料收集从业务主管部门开始

在要求受审核方提供相关资料时，为避免发生受审核方以“未发生”而搪塞，可以首先从业务主管部门收集资料，然后有针对性地要求所属单位提供相关资料。业务主管部门提供的典型资料和审核意图如下：

1. 本年度工艺/设备变更清单

意图：追查相关单位因工艺/设备变更导致的作业指导书、现场处置方案更改，以及员工培训等。

2. 本年度非计划停车事件

意图：追溯相关单位事件原因分析及防范措施落实情况。

3. 本年度大修理计划（包括上年度未完成，延续至本年度项目）

意图：追查相关单位将维修质量管理、承包商管理、作业许可、变更管理等。

4. 本年度抢险抢修作业

意图：追溯相关单位事故事件原因分析及防范措施落实情况。

5. 本年度所属单位被当地政府主管部门行政处罚事件（或天眼查）

意图：追溯相关单位事件原因分析、整改措施落实情况，以及合规性评价客观性。

6. 行业年度事故事件

意图：追溯各单位汲取事故教训，落实防范措施情况。

7. 本年度新入职员工名单

意图：追查新员工入职“三级安全教育”实施情况。

8. 本年度领导干部提拔或岗位调整名单

意图：开展领导干部HSE履职能力访谈。

远程审核的“有效性”关键还是审核员思维意识的转变。一是资料符合性审核不仅仅是检查“有没有”“做没做”，而是要在“符合性”审核中开展“有效性”审核，其主要标志是审核增值，即开具出有质量的问题，以审核促管理提升。二是要换位思考。受审核方资料咋收集？需要花多长时间？这样审核员才能够策划收集有价值的资料，真正为受审核方减负。

远程审核不但有利于积极应对疫情影响，有利于为受审核方减负，还有利于提高审核质量和效率，具有现实意义和长远意义，是一项值得深入探索的工作。