聊聊审核那些事儿 ——如何让审核本身增值?
分类:
中是论坛
专家工作室
作者:
刘士华
来源:
发布时间:
2022-07-18
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当前安全形势依然比较严峻,体系审核、安全检查频次随之增加,本人也参与过多种形式的审核检查,比如代表上级单位对企业进行审核、指导企业开展内审,或亲自操刀替代企业内审。无论哪些形式审核,我一直努力将“体系思维”应用其中,即基于风险思维、过程方法和PDCA循环。尤其是当我在审核遇到纠正时,如“问题该不该”“能不能合并”或是“要不要判为严重”,会静下来想一想,风险是什么?如何更能促进企业改进?这么一想,好多具体问题也就迎刃而解。下面,跟大家分享三个案例。

一、“问题”和“亮点”,差之毫厘,谬以千里
2015版ISO9001提出了“基于风险的思维”,大家都很关注,但到底质量风险如何识别、评估,许多企业基本还停留在纸上谈兵层面上。有一次,陪同某央企总部领导去一家所属企业进行质量管理体系审核,在审核组内部沟通时,一位专家提出:一生产车间已经开展了质量风险识别、评估,但概念不清晰,存在逻辑和表述性等低级错误。当时,我正在做一个质量风险研究的课题,很感兴趣,于是第二天特地跑到这个车间想深入了解一下。但一见面,车间主任颇有怨言:集团和公司都没有提出质量风险管理的具体方法、工具,我们自己先行探索,倒成问题了!我仔细看了看质量风险识别的记录,确实如那位专家所言,存在许多低级错误。但我也看到了记录表单上涂涂改改,这也从侧面说明了车间人员一边摸索一边改进。于是我不再提他们的“错误”,而是肯定他们的做法,聊起了大天儿,交流一些质量风险的基本原理和方法、工具。
当天审核组内部沟通时,我建议把这个“问题”当成亮点。大家很纳闷,我说了自己的想法:审核的目的不在于发现多少问题,而是通过审核如何促进企业改进。作为集团审核,更要考虑问题的导向性,我们要鼓励创新,而不是鞭打快牛。如果我们当成问题,企业领导说不定会训斥车间:没事找事,自己跟自己找问题。如果当成亮点,会引起企业领导重视和支持,基层车间也一定会倍受鼓舞,持续完善质量风险管理机制。带队领导当场拍板让我来写这个亮点。当然“亮点”不一定完美,不足和改进建议还是要指出来的,但语言风格整体应是正向鼓励性的。
召开审核通报会的时候,当这个“亮点”由集团领导嘴里说出时,我发现企业领导脸上也在放光,只可惜车间级别不够,没有参会。但我想,这个车间一定会将质量风险坚持做下去的。
二、审核少些“上纲上线”,多些解决方案
去年参加一个油田机关指导审核,在审核前培训交底,我简单直接地告诉各位内审员:查机关部门就是查“管业务必须管安全”落实效果。当时新安法刚发布,在审核中,我能感受到各个业务部门十分重视。每到一个部门,部门负责人会把所有科室长召集过来,听听审核组具体如何安排,他们该如何配合。既然人家很重视,我们也不能轻视,所以我建议大家提前半小时结束时间,跟人家做个简单反馈,礼尚往来,沟通增值嘛。
当天审核结束,我看到部门负责人带着几个科室长,像小学生听课一样,大家坐下来认真打开笔记本要做记录。没想到第一位内审员开口第一句话就是:你们“管业务管安全”落实不到位。我看到这位部门负责人一下子就懵了,手不知道如何下笔。我连忙提醒内审员“说具体点”。第二位内审员开口第一句话是:你们“制度存在合规性问题”。当时,我看到这位部门负责人面色难看,直接把笔放下了。我马上提醒:“说具体问题”。等到第三位内审发言提到“你们资料管理有问题”时,我发现那位部门负责人直接把手摊开了,眼里飘起不屑的目光。当他们部门一位科长针对具体问题解释时,这位领导马上打住,呵斥道:小张,什么叫“不归我们管”,总经理说不归我们管了吗?总经理只是说让我们牵头梳理目前职责存在的问题,最终还得总经理来拍板确定。我告诉你:小张,你说话一定要严谨!
当时,我脸上也火辣辣的,虽说我是个外人,但这位负责人的话大有“含沙射影”之意,不是说给某个内审员,而是说给审核组听的。作为指导老师,我难辞其咎啊!于是我马上抢话打住了内审员的发言,指出这位负责人的困惑:领导我感觉您心中有两个困惑。领导很感兴趣:说说看。于是我答到:一是都说“管业务必须管安全”,作为业务部门你们从最开始的不接受到现在的接受,但您肯定在想:自己没有安全专业人员,安全部门才有,业务部门把安全都做了,安全部门还做什么?二是你们是油田机关,下面还有具体的分子公司,并不是所有的工作都要你们来做,你们也没必要保留所有的资料,为什么一到审核检查都要跟你们要这要那?这位负责人脸色一下子转晴,笑道:老师,您说到我心坎儿上了。那您能不能告诉我怎么解决这两个困惑?我说:我目前也回答不了您,但我这几天会带着这两个困惑,等末次会讲评的时候,我一定给您一个回复。
于是,在那几天,我不再拘泥于具体的问题,而是通过审核和交流寻找解决困惑的方案。我在想:虽然几位内审员第一次查机关,讲话也比较直,但也代表了相当一部分安全审核检查的作风,喜欢上纲上线。如果我们一直以这种方式审核检查,我认为问题数量的多少和问题质量已不重要,重要的是业务部门很反感了,虽然在公开时不说,但背后一定会骂,骂审核、骂体系、骂安全管理。
经过几天的思索,在末次会我提出:要根据不同的阶段对“管业务必须管安全”采取不同的策略。当他们不重视的时候,一定要通过检查、考核引起重视;当他们都重视但不知道如何去做时,安全部门一定要给予指导和支持。于是,我提出了当下企业安全部门的管理定位,不再仅仅是“监督”,更包含了“指导”和“服务”。作为安全管理人员需要提升指导能力、优化监督职能、强化服务意识。

业务部门管控的深度应该与其职能和定位相协调,不是什么都管,也不是什么都不管;综合集团公司要求,可以从责任制度、制度、风险识别管控和业务监督等几个方面做实“管业务必须管安全”。讲到这里,我环视一下会场,我发现那位部门负责人眼里露出亮光。

三、找好定位,多些换位思考
今年受委派参加一家工程公司机关审核,安全部门负责人一见面就开门见山地说:这次高价钱把你们请过来做机关内审,主要考虑到我们和他们都是平级部门,他们也不服我们,因此请你们第三方。所以,你们一定要站在我们安全部门的角度,尤其是遇到职责扯皮的时候……大家都比较忙,审核结束给我们安全部门反馈一下就可以了。
坦率地讲,当听到领导这么讲话时,我突然有种职业被侮辱的感觉,好像是人家花钱请我们当打手,要助纣为虐啊。于是,我回怼道:领导,我有三点想法想和您分享。一是我们应该站位在公司角度去推进安全环保管理,而不是站位在某一个具体的部门。二是作为第三方,我们会秉持客观、公正的态度,肯定会推动贯穿落实“管业务必须管安全”,但是对于业务部门普遍反映的问题、困惑和建议,我们也会带给你们安全主管部门。三是基于本次审核目标定位,我建议提高反馈级别,扩大受众,如果仅仅是跟你们安全部门反馈,我认为无论我们发现问题数量多少、还是质量高低,都没有什么意义。
央企领导嘛,一听我说完,马上反应过来,纠偏道:我刚才表述不准确,不是站在我们部门角度,而是站位公司安全环保事业高度。我一会儿就请示领导,看看能不能参加反馈会……
这些年,参加了不少审核检查。无论是审核组织方,还是受审核方,出发点都是好的,但往往走着走着,大家都忘了初心,不自觉地形成了一种对抗关系。尤其是安全检查,不一定会是“锦上添花”,但绝对要“落井下石”。一旦企业出现事故,会面临多轮不同层级的审核和检查,谁来了都要丢下一堆问题,踩上一脚,但真正能站在企业角度去寻求解决方案的少之又少。这样的检查更像是刷“尽职免责”的存在感,真正的意义又是什么呢!
“用质量的思维去做安全,从企业管理角度去推体系”。作为一名职业管理体系咨询人员,希望用自己的理念和实践去促成企业的一些改变,哪怕一点点也好,但绝对不要去添乱。
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