基于体系思维理解“问题追踪”“穿行检查”“审核追溯”

在体系审核中，我们常常用到“问题追踪”“穿行检查”“审核追溯”这三种方法。由于不能正确理解和有效应用这三种方法，导致体系审核还停留在隐患排查、安全检查“点”的层面上，达不到以审核促进业务“线”或体系“面”管理改进的目标。

究竟如何开展“问题追踪”“穿行检查”“审核追溯”，还是要以体系思维，对审核过程中的现场检查、问题统计分析、业务链条评价、体系评价等各阶段性工作去理解和落实。

体系审核之所以不同于隐患排查、安全检查，就在其目的是通过审核发现企业系统化管理的差距，对照体系评价准则和体系管理的最佳实践，来评价体系运行的符合性和有效性。针对的是体系管理的系统性而不是具体“点”的问题。体系审核最终结果的载体是审核报告。高质量的审核报告一定是在现场问题（偏差或隐患）、系统(要素、业务)分析的基础上做出的体系评价，也就是我们常说的“点”“线”“面”分析评价。

一、“点”的问题质量，靠问题跟踪

问题真的存在吗？我们发现问题是不是表象？为确保我们在现场发现高质量的问题，要基于风险思维，按照“5WHY”思路，针对在现场发现的问题跟踪已经或可能导致的风险结果，同时查找其导致问题发生的源头。按照5WHY的追踪思路：电机为什么发热？轴承摩擦阻力大导致；为什么轴承阻力大？润滑系统问题导致；润滑系统有何问题？油品质量导致。所以我们可以将“问题跟踪”定义为：对现场发现的异常进行追踪，以发现问题造成的风险和影响，确保发现深层问题的一种方法。

问题跟踪考虑的是问题产生的后果和直接原因，追踪的层次应以实施过程（D）为主。如果按照体系思维来理解，在PDCA中实施过程也是存在PDCA的（见图）。在问题追踪上不仅要考虑技术原因，也要考虑基于实施过程的直接管理原因追踪。往前追，查找导致目前异常产生的基本原因是否存在；往后追，考虑基于目前已发现的问题，追查其可能导致风险的管控措施有无失效。

PDCA的多重循环

例如在审核某炼化企业发现：“投产不到一年的聚丙装置丙烯换热器安全阀防爆膜有更换痕迹”。往前追踪，考虑哪些环节的问题导致防爆膜破，如是否为工艺异常、设计安装缺陷、设备维护不足等；往后追，查可能导致这种异常更换的风险措施是否完善，如生产异常管理、更换前的型号确认，更换后的检验等项工作实施是否存在不足。

二、“线”的分析，离不开穿行检查

业务或要素差异性分析是基于现场审核的具体发现，这种发现往往都是“点”的问题。在这些“点”问题的数量和质量都能得到保障的前提下，按照“要素”或“业务”进行归纳统计，就会显现出系统的趋势。

按照体系的思维，过程是由具有相互作用、相互关联的活动构成的。如承包商管理过程是由承包商资质审核、合同签订、承包商安全教育、承包商作业管理、承包商绩效评价及考核等活动构成的，而这些活动在企业往往是跨越部门且与其他业务紧密衔接的，如承包商合同签订的过程可能在合同管理部门审核更充分，在合同管理的业务中审核会更直接有效。其他如承包商安全教育、承包商作业管理等活动往往也存在其他的业务管理过程中，如建设项目管理、施工作业管理等过程。在对承包商管理业务分析中就要基于对合同管理、建设项目管理、检维修管理、施工作业管理等各项管理活动进行业务或要素穿行检查，并按照业务或要素进行归纳，形成系统的审核发现，也就是“线”的差异性分析结果。其他要素也是如此，所谓“横看成岭侧成峰”。把与业务或要素相关的审核发现进行系统性分析，穿行检查是必要条件。

“穿行检查”是基于某项业务或要素审核的基础上，从而完成对其他业务或要素的检查方法，是实现业务或要素进行系统分析而收集证据的过程。由于考虑审核效率及减少审核对企业经营活动的影响，我们大部分采取的是按部门或生产场所开展审核的方式，这种审核方式往往会导致在审核过程中“要素”或“业务”的割裂。从而影响对“要素”或“业务”的系统有效性的判断和评价，而“穿行检查”是确保按部门或生产场所审核的同时，而对体系的系统性判断和评价不带来影响的有效手段。

穿行检查应考虑基于部门业务审核时需穿行检查的体系要素，或基于体系要素审核时需穿行检查的业务。在现场检查时，审核员应根据问题追踪的结果回归穿行检查，在业务或要素分析中要结合审核追溯的方法，对审核发现进行系统分析，形成 “线”的分析结果。这种分析应按PDCA，重点应放在业务或要素的策划（P）、检查（C）和改进（A）环节上。

三、审核追溯，关键要追溯到管理原因

无论质量管理体系还是HSE管理体系，针对的都是管理。管理体系建设主要目标是提升企业的管理水平。为达此目标，就要在统计分析的基础上找到“线”的系统性问题，遵循“询证决策”的原则，开展“审核追溯”。找出影响管理体系绩效的管理原因，通过有针对性的管理层面改进，更有效地促进管理体系绩效的提升。

审核追溯主要针对各业务或要素系统性或典型的问题，通过分析和追溯，查找其管理原因，实施管理改进。在ISO9000-2015《质量管理体系 基础和术语》“过程方法”质量管理原则，对管理体系有效实施所应开展的活动进行了明确的表述：

——确定体系的目标和实现这些目标所需的过程（目标和过程）；

——为管理过程确定职责、权限和业务（职责、制度）；

——了解组织的能力，预先确定资源约束条件（资源成本）；

——确定过程相互依赖的关系，分析个别过程的变更对整个体系的影响（过程变化）；

——将过程及其相互关系作为一个体系进行管理，以有效和高效地实现组织的目标（系统管理）；

——确保获得必要的信息，以运行和改进过程并监视、分析和评价整个体系的绩效（监视测量）；

——管理可能影响过程输出和管理体系整体结果的风险（风险防控）。

从“过程方法”可开展的活动来理解，体系有效实施的关键为目标、职责、制度、体系变更、整体协调性、监督和改进的能力、风险识别和控制。按照审核追溯的“五回归”方法，从管理职责、制度规程、人员能力、资源配备、监督考核这五个方面追溯更加简洁易行，是业务管理主要要素的集中表现。